E-Mail Signatur – Das musst du als Gewerbetreibender darüber wissen

Wer ein Gewerbe betreibt und über seinen E-Mail Account geschäftliche Nachrichten versendet, benötigt einen eine Signatur für seine Nachrichten. Was eine Signatur ist und was du bei der Erstellung deiner Signatur alles beachten musst, verrate ich dir in diesem Artikel.

Was ist eine Signatur?

Die E-Mail Signatur ist ein wesentlicher Bestandteil von Geschäftskommunikation. Sie enthält spezielle Informationen, die dem Empfänger dabei helfen, den Absender zu identifizieren. Außerdem enthält sie Informationen, die bei der weiteren Kontaktaufnahme helfen sollen.

Wer muss alles eine E-Mail Signatur verwenden?

Prinzipiell ist man als Gewerbetreibender immer dazu verpflichtet, eine E-Mail Signatur zu haben. Dazu gehören neben Freiberuflern und Selbständigen auch Handelsgesellschaften, wie die GmbH, UG, oHG und KG und auch Aktiengesellschaften und Kaufleute müssen eine Signatur in ihre E-Mails einbinden.

Schwierig wird die Sache, wenn man von einem gewerblichen Account aus, eine private Nachricht versendet. Da dies nicht eindeutig geklärt ist, empfehle ich auch hier sicherheitshalber eine Signatur zu verwenden.

Der Inhalt einer Signatur

Grundsätzlich muss die Signatur in der E-Mail ein vollständiges Impressum enthalten. Hier findest du eine Auflistung aller notwendigen Details für deine Signatur abhängig von der von dir gewählten Rechtsform.

GmbH & Co. KG

Bei der GmbH & Co. KG müssen folgende Details unbedingt in die Signatur.

  • die Rechtsform der Gesellschaft
  • Sitz der Gesellschaft
  • Firmenname gemäß Handelsregister
  • Registergericht des Sitzes der Gesellschaft und die Nummer, unter der die Gesellschaft in das Handelsregister eingetragen ist

Die Aktiengesellschaft (AG)

  • vollständiger Name der Gesellschaft
  • Sitz der Gesellschaft
  • Registergericht und Handelsregisternummer
  • sämtliche Vorstände, sowie Aufsichtsratsvorsitzende

Die GmbH (Gesellschaft mit beschränkter Haftung)

  • vollständiger Name der Gesellschaft laut Handelsregister und Rechtsform, also GmbH
  • Sitz der Gesellschaft
  • Registergericht und Handelsregisternummer
  • Namen aller Geschäftsführer

Die UG (Unternehmergesellschaft)

  • vollständiger Name der Gesellschaft laut Handelsregister und Rechtsform, also UG
  • Sitz der Gesellschaft
  • Registergericht und Handelsregisternummer
  • Name aller Geschäftsführer

Der eingetragene Kaufmann (e.K.)

  • Name des Kaufmanns
  • Die Rechtsform in diesem Fall e.K.
  • Ort der Niederlassung
  • Registergericht und Handelsregisternummer

Einzelunternehmer ohne Eintragung ins Handelsregister

  • Name des Unternehmens
  • Inhaber des Unternehmens mit vollständigen Namen
  • ladungsfähige Anschrift (Postfach ist nicht ausreichend)

Gegen der Meinung vieler, ist die Angabe der Steuernummer oder der Umsatzsteuer ID nicht notwendig. Auch die Angabe einer Telefon- und Faxnummer, sowie die Angabe einer E-Mail Adresse ist freiwillig.

Das solltest du außerdem noch über die Signatur wissen

Anstatt einer vollständigen Signatur, hängen einige lediglich einen Link an, der auf das Impressum verweist an. Das ist jedoch nicht zulässig.

Was passiert, wenn ich keine Signatur in meine E-Mail einbinde?

Laut Gesetz ist es möglich, bis zu 5000€ Zwangsgeld festzusetzen, wenn keine Signatur verwendet wird. Auch Abmahnungen von Mitbewerbern sind möglich. Jedoch passiert dies wohl nur in den seltensten Fällen.

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